Cloud-Ausschreibung: Drei Anbieter vergleichen — ohne Folienvergleich

  • QData

TL;DR

  • Eine RFP-Vorlage mit festen Abschnitten — wer sie ignoriert, zeigt den Day-2-Betrieb.
  • Fünf Dimensionen bewerten: Scope-Klarheit, SLA-Ehrlichkeit, Restore-Nachweis, Admin/Tenant-Modell, Gesamtkosten bei +30 % Wachstum.
  • Erste 90 Tage stärker gewichten als Migrationspreis.
  • Gemeinsamer Klärungs-Call; Antworten schriftlich vor Final-Scoring.

In einer Review-Session lagen drei Cloud-Angebote offen: Kubernetes, „digitale Transformation“, niedrigstes Monatsfee. Der Vorstand fragte, welches wählen — niemand konnte antworten, weil jeder Anbieter andere Einheiten, SLA-Definitionen und Annahmen zum ERP-Patching nutzte.

Ausschreibungen scheitern als Beauty Contest. Sie gewinnen, wenn sie vergleichbare Antworten erzwingen. Dieser Leitfaden liefert eine praktische Matrix für den Mittelstand.

Struktur vor Preis

  1. Scope-Tabelle (in / out / optional)
  2. SLA und Eskalation
  3. Backup/Restore-Nachweis
  4. Admin- und Tenant-Modell
  5. Onboarding — erste 90 Tage
  6. Preise inkl. Beispiel +30 % Kapazität
  7. Exit: Export, DNS, Credentials, Kündigung

Scoring-Matrix

  • Scope-Klarheit, SLA-Ehrlichkeit, Restore-Proof, Admin-Modell
  • Gesamtkosten (+30 %), erste 90 Tage, Referenzen

Operator vs. Reseller

Wer ist um 03:00 erreichbar? Was ist vom „unlimited Support“ ausgenommen? Change Freeze im Dezember? Egress-Budget überschritten?

Fallen

Nur Monatsfee vergleichen. Günstigster Bid ohne Restore-Drill. ISO-Rechenzentrum statt App-Backup. Multi-Cloud-Folie statt einer Landing Zone.

Pilot statt Big-Bang

Vor Vollvertrag: Pilot-Workload, Restore-Test, Incident-Simulation, Re-Score nach 90 Tagen.

So läuft eine Bewertungssitzung wirklich

Anbietervergleiche führen wir als 90-Minuten-Workshop, nicht als Tabelle, die zwei Wochen per Mail kreist. Vier Personen reichen: jemand fürs Geld (CFO oder Controlling), jemand für den Betrieb (IT oder Werk), jemand der mit Tickets lebt, und ein Moderator, der keine Plattform verkauft. Jeder bewertet die sieben Dimensionen zuerst allein auf Papier. Dann Zahlen an die Tafel. Spannend ist nicht der Mittelwert — sondern die Streuung. Gibt IT „Restore-Nachweis“ eine 2 und Vertrieb eine 5, haben Sie eine Folie gefunden, die niemand geprüft hat.

Typischer Mittelstandsfehler: der Geschäftsführer kommt die letzten fünfzehn Minuten und wählt den Anbieter, der „am strategischsten klang“. Gegenmittel: vor der Sitzung festlegen, dass jede Note unter 3 bei Restore oder Admin-Modell ein Veto ist — unabhängig vom Monatspreis. Diese Regel haben wir im letzten Jahr dreimal genutzt. Zweimal flog das billigste Angebot. Einmal der teuerste „Transformationspartner“, der keinen Bereitschaftsingenieur nennen konnte.

Rechenbeispiel +30% Kapazität zum Kopieren

Nehmen Sie einen Hersteller mit 120 Mitarbeitern, 28 VMs, einem ERP, Mail bereits in Microsoft 365 und einem Kundenportal. Anbieter A: 18.000 PLN / Monat „all inclusive“, 12 Migrationstage inklusive, Egress „fair use“, Restore-Tests „auf Anfrage“. Anbieter B: 24.500 PLN / Monat, 20 Migrationstage, Egress bepreist, quartalsweiser Restore-Drill in der Gebühr, namentlicher 24/7-Pool. Bei +30% Kapazität (acht VMs mehr, 40% mehr Speicher, eine Extra-Umgebung für ERP-Upgrade):

  • Anbieter A: Monat springt über Change Requests — wir haben +6–9k PLN gesehen, plus 8–12 Projekttage im ersten Jahr, die „offensichtlich out of scope“ waren.
  • Anbieter B: +4,2k PLN laut Preisbuch, Drill bleibt inklusive, Testumgebung ohne Überraschung, wenn sie im +30%-Beispiel stand.

Die günstigere Titelseite ist oft im neunten Monat teurer. Lassen Sie beide dasselbe +30%-Blatt mit Ihren Zahlen füllen. Wer ablehnt, ist nicht bereit Sie zu betreiben — nur Sie zu fakturieren.

Klärungsgespräch: acht Fragen, vierzig Minuten

Nach den Schriftangeboten ein gemeinsames Gespräch pro Anbieter. Aufzeichnen (mit Einwilligung) und Antworten am selben Tag ins Scoring. Fragen, die wir wirklich stellen:

  1. Wer hat Bereitschaft für unser Konto um 03:00 sonntags — namentlicher Pool oder Ticket-Queue in einem anderen Land?
  2. Zeigen Sie den letzten Restore-Report eines Kunden mit ähnlichem ERP. Namen schwärzen; Zeitstempel und Dauer behalten.
  3. Was ist im ersten Jahr von „Unlimited Support“ ausgenommen? Fußnote laut vorlesen.
  4. Wenn Active Directory kompromittiert ist — wer hat Break-Glass, wo steht das?
  5. Wie behandeln Sie unseren Dezember-Change-Freeze — und wer zahlt, wenn ein Security-Patch nicht warten kann?
  6. Gehen Sie die ersten 90 Tage Woche für Woche durch. Ist Woche drei „TBD“, fehlt die Onboarding-Maschine.
  7. Was passiert, wenn wir in Monat 18 gehen — Exportformat, DNS, Credential-Übergabe, letzte Rechnungsposten?
  8. Welche unserer Systeme fassen Sie nicht an, und wer patcht die?

Betreiber antworten mit Namen, Daten und „nicht enthalten“. Reseller mit Diagrammen und „besprechen wir im nächsten Workshop“.

Wann wir nicht bieten

Wenn QData zu einem RFP eingeladen wird, gehen wir manchmal. Einzige Abgabeform: 12-Seiten-Präsentation. „Multi-Cloud ab Tag eins“ ohne Workload, der das braucht. 99,99% für ein Single-Site-ERP ohne Budget für den zweiten Standort. Unterbieten des Incumbents um 40% bei gleichem Scope — diese Zahl ist eine Lüge, die als Change Request zurückkommt. Absagen gehört zum Marktverständnis. Firmen, die bleiben und Scope später erfinden, merkt sich der CFO ungern.

Weiterlesen: Backup-Nachweis gehört in jedes Cloud-RFP; Managed Cloud bei 50–200 Mitarbeitern beschreibt das Betriebsmodell dieser Matrix.

Nächster Schritt

Unser Team Cloud-Dienste hilft beim neutralen Scope-Dokument und operativen Scoring — Architektur und Runbooks, kein Regalware.

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